LA PARÁLISIS QUE PROVOCA EL CORREO CORPORATIVO
Un grave virus se está transmitiendo a través del correo corporativo. Sus efectos son peligrosísimos y altamente nocivos. Acaba lentamente con cualquier sistema y su vacunación es tan difícil porque, a diferencia de gusanos y troyanos, su propagación es lenta, progresiva y sus síntomas perniciosos solo suelen verse con los años e incluso, afectar la salud del ser humano.
Síntomas de la infección
Su bandeja está llena:
Su síntoma más frecuente suele reflejarse en un pequeño número a la derecha que indica la cantidad de mensajes sin leer: he visto cifras alarmantes como 546 o 342 o cifras similares que superan los centenares de correos sin leer.
Los correos no leídos suelen ser de personas que no superan o que están por debajo del rango jerárquico del infectado. Los mensajes de personas un poco más arriba del estatus del infectado acostumbran tener una inmunidad natural al virus y sólo permanecen en la bandeja tiempos que van desde unos pocos segundos o minutos.
El riesgo de este síntoma es que se pierde la oportunidad de información que puede ser valiosa, que puede prevenir un riesgo o de despreciar información que puede ser de vital importancia para el normal funcionamiento de un área o servicio para un cliente interno o externo. A veces el gusanito vuelve basura información importante (termina en la bandeja de eliminados) o de pronto le pone cara de “muy importante” a un asunto sin trascendencia, reenviándose entre usuarios decenas de veces con el mismo asunto trivial.
Parálisis cerebral e hipermovilidad dactilar
Otro síntoma, mucho mas dañino que el anterior y de efectos devastadores sobre el sistema de gestión de calidad y la gerencia del día a día es que el infectado, una vez cae víctima del dañino animalito, empieza a delirar y cree que la multiplicación exponencial del envío de correos multiplica por las mismas veces los mecanismos de gestión y de control que sobre sus procesos debe mantener. Este síntoma suele estar acompañado de un monólogo que el enfermo repite sin cesar ante una situación que requiere su gestión inmediata: “mándele un correo”. Todas las demás posibles respuestas (motoras y de gestión) quedan automáticamente bloqueadas: sugerir una reunión, realizar una llamada telefónica, pensar en un cambio en el proceso, diseñar un medio de control, de medida del fenómeno o establecer un modelo de seguimiento. Todo esto se limita a una sola respuesta: escribir un correo y olvidarse del asunto. La amnesia entonces, otro síntoma colateral, aparece. Ya “la gestión” quedó realizada y toda posible respuesta diferente a enviar un correo queda disminuida a su mínima expresión.
Así, el pequeño diablito evita soluciones eficaces a problemas sencillos y graves por igual. Suele dejar en el olvido asuntos importantes y demorar (por semanas y meses) las respuestas efectivas a situaciones que necesitaban simplemente apersonarse del asunto y no cándidamente sufrir espasmos en las manos encima del teclado. Los espasmos pueden producir mensajes de 4.000 y más caracteres o pueden asumir la escueta forma de un “O.k.”
Las respuestas cerebrales y de la corteza cerebral, altamente especializadas, dejan paso a una hipermovilidad de los dedos que tienden a volverse adictos al teclado de su PC.
Despersonalización:
Otro grave síntoma de este poderoso contagio es la despersonalización que suele sufrir el infectado. Puede enfrascarse en disputas y riñas por el correo entre un par o varios destinatarios. El motivo puede ser trivial o importante, pero las consecuencias son las mismas: en más del 90% de los casos el virus impide hallar la solución. Lo curioso es que la enfermedad se multiplica velozmente en la medida en que a cada correo se van agregando más contactos del correo en la casilla “CC”. La toxina va entrando cada vez en más incautos y tiene el poderoso efecto de aumentar y multiplicar por cuatro el estrés de los afectados.
Este síntoma, aunque grave, en no pocas ocasiones desaparece por si solo cuando el azar cruza a los contendientes cara a cara. La mirada a los ojos y el hablar frente a frente es el único remedio conocido. Tras pocos minutos de conversación personal los efectos dejan pocas secuelas. Sin embargo, esto no inmuniza al ingenuo usuario que a la mañana siguiente puede verse involucrado en otro proceso virulento similar o peor.
Efectos sistémicos:
Los efectos en todo el sistema pueden afectar a toda la organización, paralizando la gestión efectiva de procesos, los controles reales y efectivos de amenazas reales y potenciales con un efecto nocivo sobre los sistemas de gestión de calidad y de procesos.
Los efectos en la comunicación son devastadores, tanto por la pérdida de comunicación efectiva así como por la despersonalización.
Por otro lado, es el único virus informático que afecta la salud del ser humano. Aumenta el estrés, potencializa la aparición de síndromes del túnel carpiano (por la hiper movilidad dactilar). Se conoce de efectos a largo plazo como la obesidad y aumento de la presión arterial ya que limita la movilidad del infectado cuando en casos tan graves lleva al enfermo a escribir un correo a un compañero de oficina que tiene en el piso de arriba (o a dos metros), limitando severamente la oportunidad de las necesarias pausas activas y de comunicación “face to face”. Se conoce de casos extremos en donde el enfermo pasa 8 y más horas manipulando los correos infectados sin pararse de su silla, con consecuencias hasta ahora no bien conocidas ya que el aquejado se habitúa a prescindir o se olvida de la imperante necesidad de expeler las sustancias que ya no le son útiles al cuerpo.
¿Cómo saber si estoy infectado?
Estos pequeños tips le ayudarán a saber si usted padece de esta enfermedad:
Si su número de correos enviados en un día sobrepasa el número de 20 probablemente ya se encuentre infectado. 15 años atrás si un gerente pasara la mayor parte de su tiempo dictando a su secretaria más de 20 cartas al día seria despedido por ineficiente.
Si prefiere teclear 450 veces en lugar de elevar medio decibel su voz para comunicarle algo a su compañero que tiene a 1.5 metros, probablemente requiera la extirpación total del Correo y la visita a un psiquiatra.
Si ha empezado a notar cierta aversión a contestar el teléfono por estar ocupado en sus correos, probablemente su grado de infección sea grave.
Si se enfurece periódicamente ante su pantalla de mensajes o saluda a su compañero (a) sin mirarlo mientras los esta leyendo puede ser un síntoma de que la afección está ganando terreno.
Si sus mensajes sin leer o pendientes de responder sobrepasan un respetable número diez y ha contestado afirmativamente a los cuatro ítems anteriores, busque ayuda inmediatamente.
Tratamiento y prevención
Dado que el periodo de incubación es tan largo, la recuperación puede requerir de grandes esfuerzos y aún de medidas extremas.
Algunos consejos pueden prevenir los nocivos efectos:
-Limite los correos solo cuando su interlocutor está demasiado lejos o es estrictamente necesario dejar constancia escrita del mensaje. Recuerde que tiene la opción, al menos en su sede o edificio, de encontrar personalmente a su compañero y tratar en persona el tema.
-Evite tratar temas demasiado importantes o efervescentes por el correo. No olvide que existe la posibilidad real de interactuar cara a cara con las personas pertinentes y de dejar un acta de compromisos, lo cual evitará los malos influjos que sobre la gestión efectiva tiene el virus.
-La próxima vez que se encuentre con un problema dentro de sus procesos, deseche el escribir un correo como la primera solución a la mano. Piense antes en los controles a los procesos, comunique por otros medios las decisiones y use solo el correo para reafirmar el procedimiento asumido. Generalmente el correo será el cuarto o quinto paso para que la solución sea auténtica.
-Apóyese más frecuentemente en los procedimientos y en la documentación de la organización. Se sorprenderá de la forma como el parásito de la informática convierte las normas y procedimientos en creencias, opiniones y puntos de vista que se distancian mucho de lo que realmente se debe hacer.
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